Para planificar la organización de cualquier evento multitudinario, como por ejemplo ferias para empresas, festivales de música, o eventos deportivos, es necesario cubrir un buen número de necesidades.
Hoy nos centraremos en enumerar y definir cada uno de los principales servicios para festivales de música de los que la empresa organizadora debe preocuparse, ya que este tipo de evento es el que más servicios requiere. En los próximos posts del blog nos adentraremos más a fondo en explicar las características de cada uno de ellos.

¿Cuáles son los principales servicios para eventos?

Control de accesos

El personal de control de accesos será el encargado de validar las entradas adquiridas por los asistentes al evento y los encargados de llevar a cabo el control de seguridad a la entrada del recinto. Normalmente, en eventos multitudinarios, la validación de entradas y el control de seguridad los llevan a cabo personas diferentes, para evitar excesivas aglomeraciones y realizar un correcto control de masas en la entrada al evento.

Servicio de taquillas

Se encargan de vender entradas para el festival, aunque el canjeo de las entradas por las pulseras de identificación se suele realizar en los puntos de acceso al festival o en puntos específicos.

Montaje de stands

Son los encargados de construir los puestos del festival en los cuales se ofrecerá comida, bebida, información u otros servicios a los asistentes. No debemos confundir el montaje de stands con el diseño de los mismos (que tiene más que ver con lo que este quiere comunicar), de lo cual se encargará la propia empresa organizadora del festival u otra empresa especializada en diseño de stands.

Carga y descarga

En muchos casos, este trabajo va ligado al de montadores de stands y estructuras, especialmente en eventos de menor envergadura. Se encargan del traslado de materiales durante el montaje y el desmontaje, evitando cualquier daño posible.

Información a los visitantes

Ofrecerán a los asistentes cualquier tipo de información relacionada con las actividades que se lleven a cabo dentro del recinto del festival y tratarán de resolverles cualquier duda que les pueda surgir relacionada con el evento. En ocasiones, y dependiendo de la localización y la naturaleza del evento, será necesario que los trabajadores que ocupen estos puestos puedan comunicarse en varios idiomas.

Limpieza

Durante un festival o un evento multitudinario, la limpieza no se reducirá tan solo las zonas comunes del interior del recinto, sino también a los alrededores y a las zonas del equipo técnico y artístico. La limpieza de aseos la suele llevar a cabo la misma empresa que la del resto de zonas del festival, aunque también existen empresas especializadas en esta tarea.

Camareros y auxiliares de catering

Son los encargados de servir bebidas y comidas a los asistentes en los stands de venta. También se ocuparán de vigilar las provisiones para que siempre haya existencias.

Personal de apoyo

El personal de apoyo, o equipo de producción, debe asegurarse de que ninguno de los servicios necesarios para la organización y el desarrollo del festival falle. Es necesario que mantengan un contacto directo con los responsables de cada una de las áreas del festival para estar al tanto de cualquier incidencia y poder resolverla lo antes posible. En esta categoría se encuentran los jefes y coordinadores de equipo, los auxiliares de producción y las personas de refuerzo.

Conductores y traslado de artistas

Se encargan de conducir a los artistas desde el hotel o lugar donde estén alojados hasta el recinto del festival. Cuando se trabaja con artistas que vienen del extranjero también deberán ir a buscarlos al aeropuerto o sitio de llegada para su traslado al hotel. En este último caso es conveniente que los conductores hablen idiomas.

En ocasiones los auxiliares de producción se ocupan de esta tarea.